[Covid-19] Maintenir son AG… mais à distance

En période de Covid-19, les solutions permettant l’automatisation et l’organisation d’assemblée générale à distance ont le vent en poupe. D’ailleurs, et pour rappel, l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 prise en application de la loi d’urgence du 23 mars 2020 autorise la dématérialisation des assemblées générales pour l’ensemble des sociétés. Elle adapte les règles relatives à la réunion et délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales en raison de l’épidémie. 

« Lors de la première semaine de confinement nous avons enregistré 10 fois plus de sollicitations, puis 20 fois plus… la demande explose et nous nous attendons à une forte croissance en juin (+ 1000 % par rapport à juin 2019) », témoigne Antoine Micaud, CEO de Startup & Go, éditeur de la solution EasyQuorum, l’un des pionniers du marché avec Easyshares.io, éditeur de la solution éponyme, les deux ayant été lancées en 2017. « Le pic de la demande aurait eu lieu sans la crise », estime pour sa part Inès Hamy, CEO d’Easyshares.io, « mais grâce à l’ordonnance qui facilite la dématérialisation et espace la tenue des AG dans le temps, puisque les entreprises peuvent par exemple reporter leur AG de juin à septembre, les organisateurs ont le temps de s’organiser, de consulter les offres et d’essayer les outils avant de s’équiper ». 

La crise sanitaire précipite les achats, les entreprises se trouvant démunies devant l’interdiction de se réunir en nombre. Chacune réinvente la façon de tenir une AG. « Nous avons été consulté par une grosse société qui faute de pouvoir organiser son AG en présentiel, a décidé de filmer la présentation et de la diffuser en vidéo, avant de procéder au vote électronique via notre plateforme » raconte-t-elle encore.

La plateforme EasyQuorum permet d’automatiser la création des documents à partir de modèles intelligents personnalisables (convocation, résolution, feuille de présence, procès-verbal, etc.), d’envoyer les convocations (par email ou par courrier), d’allouer un espace sécurisé aux actionnaires et administrateurs (procuration, vote, visioconférence). 

« Nous nous rapprochons d’un acteur spécialiste du vote à bulletin secret afin de proposer le vote électronique et pouvoir adresser de nouvelles cibles de clientèle », déclare Antoine Micaud. 

Easyshares.io propose un outil d’organisation d’AG dématérialisée (création de documents, convocation électronique, vote en ligne, PV et feuille de présence) qui intègre déjà le vote électronique et s’oriente aujourd’hui vers la signature électronique. « Nous avons fait le choix de développer notre propre solution de signature électronique, elle est encore en cours de certification », glisse Inès Hamy. D’autres innovations devraient être présentées dans les prochains mois, la gestion des flux liés à la crise ayant freiné leur lancement.

Le logiciel proposé par AJi Sociétés des Editions Francis Lefebvre - une société du groupe Lefebvre Sarrut tout comme les Editions Legislatives - se différencie car il conjugue deux fonctionnalités : fournir une solution de rédaction d’actes dédiée à la gestion de tous les actes juridiques et un module de gestion automatique d’assemblée générale. « EasyQuorum est notre partenaire, nous lui avons demandé un développement spécifique afin que les éléments de la rédaction soit chainés, tout est automatique », indique Sarah Levy, chef de produit du logiciel AJi Sociétés. Chaque partenaire reste dans son cœur de métier, EasyQuorum pour la plateforme d’automatisation, AJi Sociétés des Editions Francis Lefebvre, la rédaction d’actes (avec 7 500 actes juridiques mis à jour par les juristes de la maison d’édition). 

« Toutes les fonctionnalités sont rassemblées pour permettre au directeur juridique de planifier et de tenir son AG à distance conformément au nouveau cadre légal, et ce grâce à une solution intuitive, ergonomique, responsive design, utilisable depuis un Smartphone ou une tablette », résume Sarah Levy. De l’envoi des convocations à la signature des procès verbaux. 

La start-up devrait également étendre ses fonctionnalités au live vote, à la data room et aux séances à huis clos. L’outil est commercialisé à partir de 1073 € HT / an jusqu’au 31 décembre 2021, l’année 2020 étant offerte. L’offre Saas à la carte d’EasyQuorum dédiée aux directions juridiques est commercialisée à partir de 4 000 € / an HT. Moins onéreuse, la solution globale d’easyshares.io communique sur un abonnement mensuel 40 € / mois (soit 480 € / an).

Gestion d'entreprise

La gestion d’entreprise constitue l’essentiel de l’activité d’un dirigeant d’entreprise. Elle fait appel à un grand nombre de notions empruntées de la comptabilité, de la finance (gestion des risques au moyen de la gestion des actifs et des assurances professionnelles), du droit des affaires (statut juridique, contrats commerciaux, fiscalité, cadre réglementaire et légal de l’activité), de la gestion de ressources humaines...

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